Personlig produktivitet: Hva du IKKE skal gjøre for å bli produktiv

Prøver du noen gang å gjøre så mye jobb som overhodet mulig på 24 timer? Og så oppdager du etterpå at det ikke du fikk gjort så mye likevel?

Hvorfor er det sånn? Hvorfor er vi så travle, men uten å være produktive?

Distraksjoner, manglende konsentrasjon og fokus, utmattelse og feilslåtte prioriteringer er de vanligste hindringene som ødelegger produktiviteten på jobben.

Så hvordan kan vi optimalisere måten vi jobber på, både individuelt og som team? Hvordan kan vi oppnå mer? Hvordan unngår vi distraksjoner? Og hva er den mest effektive veien til det ferdige resultatet?

Det er mange ting å tenke på, og siden vi er veldig travle har vi ikke tid til å tenke på disse tingene, ikke sant?

Men la oss allikevel starte med begynnelsen.

Hva er produktivitet?

Tradisjonelt har produktivitet blitt forstått som hvor mye verdier en person kan produsere i et definert tidsrom, med de ressursene som er tilgjengelige. Akkurat som et samlebånd i industrien: jo mer du gjør raskere, jo bedre.

I dag har begrepet om produktivitet fått en snevrere og mer individualistisk betydning. Vi har blitt mer bevisste og aksepterer i større grad at vi mennesker har forskjellig adferd, og at vi har forskjellige måter å jobbe på. Vi har varierende motivasjon, ulik opplæring, forskjellige personlige egenskaper og varierende teknologisk kompetanse. For å nevne noe.

Den nye forståelsen av produktivitet har en mer personlig betydning. Det handler nå mer om hva som skal til for at hver person blir mer produktiv, og ikke hva som gjør at hver av oss jobber mer.

Her er et eksempel: La oss si at du jobber hardt for å utføre så mange oppgaver som mulig innenfor et tidsintervall. Da er du travel, og målet er å gjøre mer på mindre tid, altså kvantitet. Når du er produktiv er målet å skape mer verdi med det du gjør, altså kvalitet.

Sagt med andre ord: I dag handler produktiviteten ikke om antall oppgaver du klarer å gjøre hver dag. Det handler om hvor mye verdi du skaper på veien mot det ønskede resultatet.

Få de nyeste Thrive artiklene sendt direkte til din innboks. Meld deg på Thrive her

 

Formelen for personlig produktivitet

Det finnes ikke en universell formel for personlig produktivitet. Det avhenger mye av hva slags person du er. Det finnes allikevel noen fellesnevnere for hva som øker produktiviteten hos de fleste.

Når du skal beregne din personlige produktivitetsformel må du starte med å definere dine egne verdier. Du skal ikke forsøke å møte andres forventninger.

Tenk gjennom hva som gjør deg fornøyd når du jobber. Hva gjør deg glad? Hvilke profesjonelle standarder har du for deg selv? Og sist, men ikke minst, hva er meningen bak det du prøver å oppnå?

Sørg for at dine verdier i livet er drivkreftene bak produktiviteten din på jobben. Da kan du mobilisere alle dine ressurser, og naturlig produsere mer med mindre stress.

Her er imidlertid noen typiske situasjoner og mønstre som nesten alltid dreper produktiviteten hos de aller fleste.

9 ting som påvirker personlig produktivitet negativt

1. Jaget etter kvantitet

La oss snakke litt om samlebåndsyndromet. Det handler om å gjøre mer på mindre tid. Å produsere et høyt volum.

Hvis du lider av dette syndromet, så ødelegger du rett og slett for deg selv. Det er mange negative bivirkninger av og jobbe for mye: stress, utmattelse og manglende konsentrasjon. På lang sikt påvirker det helsen din og prestasjonene dine.

Ifølge en rapport fra Health Advocate taper bedrifter mange milliarder i året på stressrelaterte sykdommer. En stor andel av arbeidere blir mindre produktive av stress.

For som vi allerede har sagt: Produktivitet handler ikke så og mye om hva du kan gjøre, men om hva du gjør mindre av. Den enkleste måten du kan praktisere en less-is-more-filosofi på, er å gjøre en personlig analyse av innblandinger og avbrytelser. Hvor ofte blir du avbrutt og hvorfor? Når du vet hva som stjeler tiden din, vet du også hvordan du skal bli kvitt tidstyvene.

2. Å ikke være deg selv

Produktivitet varierer fra person til person. Du burde ikke se så mye på hva andre gjør for å være produktive. Det er en bedre ide å se inn i deg selv.

Hva er det som får deg i gang og gir deg lyst til å jobbe mer? Hvordan er din arbeidsstil? Når føler du deg inspirert?

Personlige særegenheter kan brukes for å utvikle en individuell produktivitetsformel på jobben. Her vil det være til stor hjelp å definere verdiene dine og beskrive din arbeidsmoral.

Å gjøre noe mot din egen natur kan aldri bli særlig produktivt, siden du alltid vil møte motstand i deg selv.

Hvis du for eksempel er introvert, vil du for enhver pris unngå taler, foredrag og presentasjoner for mange mennesker. Hvis du trives veldig godt med å jobbe alene, vil du hate å være avhengig av teamet ditt. Og hvis du trenger mer opplæring eller veiledning, vil du oppleve det som vanskelig å forbedre resultatene dine på egen hånd, uansett hvor hardt du prøver.

Kjenn deg selv, og gjør særtrekkene dine om til dine styrker!

3. Multitasking

Det er bevist at det å konsentrere seg om én eller to ting, i stedet for mange, øker produktiviteten. Undersøkelser viser at å bytte fra en oppgave til en annen påvirker hjernen, og svekker fokus og konsentrasjon.

Du tar omtrent 25 minutter å gjenvinne konsentrasjonen når du først har blitt avbrutt eller distrahert av en annen oppgave. Legg så til at vårt oppmerksomhetsvindu bare er 40 sekunder når vi jobber på PC. Da sier det seg selv at det er krevende å komme opp igjen på et høyt produktivitetsnivå etter at du har blitt distrahert.

Å gjøre mange ting samtidig gjør også at vi ofte prioriterer feil. Hvis du prøver å gjøre alt sammen samtidig, kan du risikere å ikke bruke nok tid på det som er viktig. Og dermed redusere verdien av jobben du gjør.

Sist men, ikke minst: Du blir rett og slet utslitt av multitasking. For selv om jobben din ikke er fysisk krevende, vil du mot slutten av en dag med mye multitasking føle deg tappet for energi.

Derfor bør du spørre deg selv: Hvilken oppgave, eller hvilke to oppgaver, bidrar mest til min suksess og genererer mest omsetning? Deretter fokuserer du bare på disse oppgavene, holder fast ved de til de er utført.

4. Overambisiøse mål

Altfor mange mennesker er opphengt i store, ambisiøse og langsiktige mål og prosjekter. Når de i stedet burde fokusere på oppnåelige og mindre oppgaver. De forsøker rett og slett å løpe maraton i stedet for kortere sprinter.

Å bestemme seg for å gå løs på store prosjekter mesteparten av tiden fører ofte til unnvikende adferd og utsettelser. Arbeidsmengden synes å vokse dem over hodet. Mange går seg vill i prosessen, og til slutt gir de opp.

Da er det bedre å jobbe strategisk med å dele arbeidet opp i mindre, gjennomførbare oppgaver. Det klarner hodet, gjør deg mindre nervøs og gir deg mer mental energi. Rett og slett fordi hjernen skjønner at slike små sprinter kan løses med korte aktivitetsintervaller.

Når du har lagt en liten oppgave bak deg får du ny energi. Du blir skjerpet og motivert av det du har gjennomført, og når du kommer inn i rytmen kan du øke arbeidsmengden.

5. Manglende evne til å si NEI til andre

Å være høflig og hjelpsom er vel og bra. Men pass på at du ikke gjør andres jobb i stedet for din egen.

Lær deg å si nei når det påvirker produktiviteten og stjeler tiden din. Mange kan bli motivert av å være til hjelp eller kjenne at noen trenger dem. Men til syvende og sist kan det stå i veien for at du når ditt fulle produktivitetspotensial. I alle fall når det fører til at du får lite tid til å fokusere på det som er viktig for deg.

Beskytt tiden din nesten som om livet ditt var avhengig av det.

6. Akseptere distrikasjoner

Distraksjoner dreper virkelig produktiviteten. Noen av dem er uunngåelige. Men de fleste distraksjoner kan elimineres.

Konstant sjekke telefonen. Scrolle opp og ned sosiale medier. Ha mange faner oppe samtidig, varsler, påminnelser, telefonsamtaler, chat med kolleger. Antallet distraksjoner hver dag er skyhøyt.

I stedet for å akseptere distraksjoner som et uunngåelig onde burde du fokusere proaktivt på å eliminere dem. Det krever viljestyrke å motstå distraksjonene i vårt moderne samfunn. Men du kan dempe lysten til å se på TV og sjekke sosiale medier. Du kan lukke unødvendige websider og sette statusen din som opptatt på chatten. Eller hva med å gjøre det nesten utenkelige, å skru av mobilen?

7. Lange jobbøkter uten pauser

Når du jobber sent og lenge reduseres uunngåelig fokuset ditt. Du jobber langsommere, gjør flere feil, overser viktige detaljer og må gjøre ting om igjen. Alt sammen er det motsatte av produktivitet.

For ikke å glemme det viktigste du har livet ditt: helsen din. En studie publisert i The Lancet viser at ansatte som jobber mye overtid har en høyere risiko for slag (33 %) og hjerte- kar-sykdommer (13 %) enn de som jobber 8 til 4.

Hold deg til normal arbeidstid og ta jevnlige pauser, slik at du får ladet batteriene. Det er bevist at korte pauser reduserer spenninger og gir deg mentalt påfyll. Det reduserer stress, utmattelse og forhindrer at du blir utbrent

8. Konstant “bootcamp”- mentalitet

De fleste av oss er oppdratt til å tro at jo hardere du jobber jo bedre blir livet ditt. For å oppnå noe i livet så må du være hard mot deg selv. Disiplin, tilbakeholdenhet, hardt arbeid og motstandsdyktighet er noen av kjerneverdiene i en slik filosofi.

Når vi er tøffe mot oss selv, når vi er selvkritiske eller snakker negativt om oss selv gjør vi egentlig ingenting for å øke produktiviteten. Det er faktisk helt motsatt. Vi øker stressnivået, vi føler skam og frykt, og vi vil mest sannsynlig gi opp til slutt.

Å kalle deg selv for en idiot eller taper, å bli sint på deg selv eller gå løs på deg selv vil ikke få deg tilbake i «produktivitetssporet». Det er bare et negativt tankeprogram som fanger deg i en ulykkelig sirkel.

Vær heller grei med deg selv når noe ikke går så bra. Start heller på nytt eller bytt til en annen oppgave. La det fare. Når du føler mindre stress og er i bedre humør, vil du garantert gjenvinne konsentrasjonen. Du vil få mer energi til å gå løs på selv den vanskeligste oppgave.

9. Manglende bruk av tidsbesparende teknologi

Hva gjør du så for å forenkle rutinene å redusere arbeidsmengden? Å redusere antallet oppgaver er en bra begynnelse. Men hva med å ta i bruk moderne teknologi (programmer, systemer, apper, smarte enheter etc.)? Det finnes en mengde teknologi i dag som radikalt forbedrer effektiviteten i arbeidshverdagen.

I en undersøkelse fra Ultimate Software fant forskere ut at 92 % av de ansatte var mer enn fornøyd i jobben sin fordi de hadde teknologi som hjalp dem å bli mer effektive.

Moderne teknologi hjelper deg å spare tid og bruke ressursene på en mer produktiv måte. Gjennom å automatisere tidkrevende og repetitive oppgaver. Eller samle all informasjon i et sentralisert system, slik at dataene alltid er tilgjengelige når de trengs.

Du er ikke en maskin

Det er bra å få ting gjort. Men det er mye bedre å få ting gjort riktig.

Hvis du virkelig vil forbedre din personlige produktivitet, må du endre måten du gjør ting på. For det første må du sette deg selv først. I vår konstante søken etter å bli bedre glemmer vi ofte den viktige innsiden: våre egne verdier, prioriteringer og behov.

Du er tross alt ingen maskin. Men du kan helt sikkert trenge en for å øke produktiviteten.

En annen lærdom er å slutte med å slukke branner. Det er helt naturlig å slukke branner når du er travel og overveldet. Og det kan godt være at du er produktiv når det gjelder antallet branner du slukker. Men så lenge du er travel, blir det ikke færre branner.

Dagens moral er: verdi er bedre enn kvantitet og effektivitet er viktigere enn produktivitet.

Her er forklaringen til Jason Fried som er CEO i Basecamp, og som har mottoet «Det trenger ikke være helt galskap på jobb»: