Vi lever i en verden som endrer seg i en utrolig fart.

Det som var banebrytene teknologi for 10 år siden har blitt en vanlig del av hverdagen for mange i dag.

Det samme gjelder for CRM-bransjen. Den har endret seg enormt siden starten på 90-tallet.

Det finnes et stort utvalg av CRM-leverandører som kan imøtekomme enhver bedriftsstørrelse, behov og økonomiske rammer. I tillegg er vi også bortskjemte når det gjelder innovative muligheter.

Resultatet er at noen CRM-systemer henger etter, siden de ikke kan tilby de nyeste og uunnværlige funksjonene.

Derfor føler mange bedrifter at de har vokst fra CRM-systemet sitt og vurderer derfor å bytte til en annen løsning.

Frykten for å si “Ja” til å bytte CRM-system

Du tenker kanskje at å bytte til et nytt CRM-system blir for vanskelig og dyrt for bedriften. Dere har tross alt brukt mye tid og krefter på eksisterende CRM-system: implementering, tilpasninger, opplæring, kostnader til oppgraderinger og integrasjoner med tredjepartsløsninger.

En annen bekymring er selvfølgelig den «skremmende» tanken på å flytte den gamle databasen til det nye systemet.

For å komme til bunns i disse bekymringene skal vi se litt på bakgrunnshistorien.

Hvorfor investerte du i CRM i utgangspunktet? Du har sikkert hatt forhåpninger om økt produktivitet, og om å løfte kunderelasjonene til et nytt nivå. Du hadde kanskje ambisjoner om å effektivisere salgsprosessen og ikke minst øke omsetningen.

De samme ønskene og målene har du sikkert i dag også. Da kan du velge mellom å bytte til en bedre CRM-løsning eller fortsette å feile med det gamle systemet.

7 tegn på at du bør bytte ditt nåværende CRM-system

Det er flere forhold som forteller deg at det er på tide å komme seg videre fra ditt gamle CRM-system.

Ta en titt på «tegnene» nedenfor, så finner du raskt ut om du er klar for et CRM-bytte eller ikke.

1. Du har vokst fra ditt CRM-system

Det begynte i det små, med kun noen få ansatte og nøkterne kontorer.

I dag har kanskje bedriften stor suksess, med egne avdelinger og flere ansatte. Da trenger dere avanserte verktøy for å styre virksomheten på en god måte. Bedriften har vokst i tråd med forretningsmålene.

Med et gammelt CRM-system er det ikke sikkert du får de samme nye funksjonene som andre i ditt marked, som for eksempel:

• IP-telefoni (VoIP) som gjør at du kan ringe direkte fra CRM-systemet
• Live-chat hvor du kan kommunisere live med CRM-kontaktene dine
• Skript som automatiserer arbeidsflyten og forretningsprosesser
• Integrasjon med spesielle apper så du kan bruke digital signatur
• Interaktive dashbord for enklere analyser
• Integrerte webskjemaer som gjør at du kan samle leads med høy kvalitet
• Og mange flere moderne CRM-funksjoner

Mangler du de siste funksjonene kan strukturen på databasen din bli utdatert. Måten dere skaffer data kan bli foreldet. Funksjonaliteten går ned og det blir umulig å integrere med de siste skybaserte applikasjonene for salg og markedsføring. 

Konsekvensen kan være at du begynner å lage omstendelige omveier eller rett og slett gir helt opp å bruke den siste teknologien.

2. Du trenger nye implementeringsmetoder og mobil tilgang

Når bedriften vokser trenger de teknologiske løsningene å bli mer fleksible.

Hvis du har et CRM-systemet som er lite fleksibelt og som har begrensede muligheter for mobil tilgang, kan bedriften miste sitt konkurransefortrinn. Problemer med fleksibilitet og mangel på mobil tilgang kan føre til at konkurrentene er mer effektive og yter bedre service.

Dagens bedrifter trenger å:

• enkelt øke eller redusere antallet CRM-brukere  
• endre eksisterende implementering uten å miste produktivitet
• velge kun den funksjonaliteten som trengs for bedriftens behov  
• ha tilgang til CRM mens de er på farten og fra forskjellige enheter

Om bedriften din har en avdeling i utlandet er det for eksempel essensielt å bruke en skybasert CRM-løsning. Da kan alle logge inn i den samme databasen i sanntid.

Hvis selgere er mye ute bør de kunne bruke en mobilversjon av CRM-systemet. Der får de tilgang til og kan oppdatere kundeinformasjon, oppgaver, avtaler og salgsmuligheter – uansett hvor og når og fra alle enheter.

3. Du er ikke fornøyd med systemets grensesnitt og brukeropplevelse

Dagens B2B-kunde ønsker seg en virkelig god kundeopplevelse, ikke bare et produkt.

Hvert steg framover i CRM-utviklingen handler om å forbedre brukergrensesnittet (UI) og brukeropplevelsen (UX).

I vår egen undersøkelse oppgir 86 % av våre potensielle kunder at brukervennlighet er den viktigste grunnen til å velge et CRM-system. De sier også at enkelt å bruke er kritisk for en vellykket innføring av CRM-system.

Tallene er ikke overraskende.

For hva er verre enn å ikke forstå et system som understøtter den daglige driften og holder orden på dine ulike gjøremål? Ingen vil bruke tid på å tyde navn på knapper og felter, eller gå seg vill i en labyrint av uforklarlige eller ulogiske steg.

Trege, plasskrevende, kompliserte og ikke-intuitive CRM-systemer med gamle og kjedelige grensesnitt er dømt til å bli avvist av brukerne og etter hvert gå i glemmeboken.

Hvis teamet ditt misliker hvordan bedriftens CRM-system ser ut og fungerer, da er det på tide på bytte!

4. Du blir forvirret av for mange kompliserte funksjoner

Når det gjelder CRM-system er det ikke alltid en god ide å ha for mange funksjoner.

Mange bedrifter overvurderer ofte behovet for forskjellige CRM-funksjoner. Resultatet er at mange av funksjonene ikke brukes, eller at de faktisk kompliserer det som skal være enkle oppgaver innen ledelse, salg, marked og kundeservice.

En undersøkelse fra Apptivo viser at kompleksiteten ved CRM-lønsinger er den viktigste grunnen til at bedrifter er misfornøyde med sitt CRM-system og vurderer å bytte til et annet system.

Det gir mer mening å ha et CRM-system som har forskjellige brukerplaner etter behov og som har de funksjonene som trengs for en konkret jobb eller rolle.

Det betyr at selgerne kan jobbe med avanserte salgsverktøy og funksjoner, mens kundeserviceteamet kan glede seg over en rekke servicerelaterte funksjoner som hjelper dem å gi kundene god service til rett tid. Markedsavdelingen kan konsentrere seg om å forberede, sende og analysere markedskampanjene sine.

5. Selgerne nekter å bruke CRM-systemet

Det verste er når selgerne avviser CRM-systemet, siden de er de som egentlig kan få flest fordeler av systemet.

Allikevel er det slik at selgerne ofte er de mest ihuga «CRM-haterne».

Ifølge en undersøkelse fra Software Advice misliker selgere CRM-systemer mest fordi det stjeler tid og er vanskelig å bruke.

Hvis selgere tvinges til å bruke tid på et komplisert og forvirrende system kutter de rett og slett ut systemet, og da blir poenget med CRM-systemet borte.

Derfor er det ekstremt viktig at du velger et CRM-system som får selgerne raskt i gang, at de enkelt finner fram til viktig informasjon i løsningen og at de ser hvor mye tid de sparer når kjerneprosessene innen salg blir automatisert.

6. Du får dårlig eller lite support fra leverandøren

Å ikke få nok support fra leverandøren din er et annet bekymringsverdig «tegn».

For det første trenger du og de ansatte tilstrekkelig og detaljert opplæring når dere skal ta i bruk et CRM-system. Derfor er det viktig å velge en leverandør som tilbyr hands-on, interaktiv opplæring og support.

For det andre må du være sikkert på at du kan kontakte leverandøren direkte og få rask hjelp når noe går galt, for eksempel en funksjon som ikke virker eller du oppdager en bug. Du skal tross alt drive en bedrift og tekniske feil bør ikke ta for mye oppmerksomhet.

Du skal slippe å bekymre deg for å motta tidkrevende oppdateringer eller måtte kjøre kompliserte integrasjoner. Du bør også vite at du enkelt kan be om konsulenttjenester når du trenger å tilpasse, utvide eller integrere CRM-systemet med nye programmer.

Hvis leverandøren ikke kan tilby tjenester eller pålitelig kundesupport kan det påvirke bedriftens generelle produktivitet.

7. Du håndterer GDPR-aktivitetene utenfor CRM-systemet

Når bedriften har CRM-programvare innebærer det at dere lagrer informasjon om prospekter og kunder.

Det innebærer også at måten dere lagrer og behandler persondata om innbyggere i EU og EØS i bedriftens CRM-system, må være å tråd med den nye EU-loven General Data Protection Regulation (GDPR).

Mye er sagt om GDPR i det siste. Hvordan påvirker det salg? Hvilken betydning har det for markedsføring? For ikke å snakke om hvor dyrt det blir for bedriftene som ikke følger loven. Derfor bør du ta det alvorlig hvis ditt nåværende CRM-system ikke har egne GDPR-funksjoner og du må lagre GDPR-dokumentasjon separat.

Har du et GDPR-klart CRM-system hjelper deg å unngå juridiske problemer. Du bruker også mye mindre ressurser på å innhente, dokumentere og lagre samtykker, juridiske hjemler og abonnementer på lovlig vis. Det hjelper deg også å revidere og oppdatere eksisterende database, slik at den kun inneholder informasjon som er nødvendig, på en enkel og tidsbesparende måte i samsvar med loven.

Hvis bedriftens nåværende CRM-system ikke har GDPR-funksjoner er det et klart signal om at du bør bytte.

Gjør deg klar for CRM-byttet

Hvis du kjenner deg igjen i noen «tegnene» er det på tide å handle.

Å gå videre til et nytt CRM er ikke så skremmende som du først kanskje trodde. 

Du trenger bare forberede deg skikkelig og gjøre godt forarbeidet for å finne en perfekt CRM-match for bedriften din.

For å gjøre det rette valget trenger du å:

• Klart definer hva som mangler i ditt gamle CRM-system og hvilke nye funksjoner du vil ha i det nye
• Redefinere forretningsmålene du vil nå, hvilke deler av virksomheten du vil forbedre og hvordan du vil måle dem
• Skissere de nødvendige stegene i kjøpsprosessen og budsjettet ditt
• Snakke med de ansatte og ta deres innspill med i vurderingen
• Analysere strukturen og innholdet i database din og bestemme hva som skal overføres (bruk denne sjansen til en skikkelig opprydning)
• Vurdere forskjellige tilbud og søke profesjonell beslutningsstøtte

Hvis du velger riktig CRM-løsning vil den helt sikkert gi deg de CRM-fordelene du opprinnelig ønsket for bedriften din.

Hvis du trenger mer informasjon om hvordan du finner den riktige CRM-løsningen for bedriften din kan du laste ned vår nylig oppdaterte Kjøpsguide til CRM-løsninger.

Du kan også kontakte oss direkte og be om en gratis demonstrasjon for å vurdere om SuperOffice CRM er det riktige valget for deg.