Den teknologiske utviklingen, og da særlig skybaserte forretningsapplikasjoner, har gitt bygg- og anleggsbransjen en rekke nye muligheter

Bransjen har tradisjonelt måttet løse en rekke utfordringer: prosjektforsinkelser, kostnadssprekker, HMS-krav og svak koordinering av aktiviteter og ressurser. Nå omfavner de digitale innovasjoner og smarte måter å jobbe på. Effekten er lønnsomme strategier, smidige prosesser og bedre resultater.

En tøff bransje med digitale utfordringer

Bygg og anlegg er en tøff bransje som forutsetter mye innsats, presisjon og konsentrasjon.

Prosjektene er ofte store og kompliserte. Det er snakk om verdier for flerfoldige millioner, store arbeidsstyrker og sammensatte nettverk med underleverandører og partnere. Alt må være under kontroll.

Og med økt global konkurranse øker også presset på å levere suksessprosjekter på tid og budsjett.

Men det finnes en utfordring for bransjen som er enda større. For bygg og anlegg henger etter i den teknologiske utviklingen. Ifølge en rapport fra McKinsey Globe Institute var bygg- og anleggsbransjen for et par år siden på nest sisteplass innen digitalisering i verden.

Heldigvis har bransjen raskt begynt å endre seg og vesentlig forbedret forholdet sitt til den digitale verden.

Bransjen har fjernet seg stadig mer fra manuelle prosesser og eldre systemer, og tatt til seg mer effektive måter å jobbe på. Digitale løsninger, så som CRM, bidrar til mer effektive og bærekraftige prosjekter. Og de gjør det enklere å designe mer effektive forretningsprosesser og gi bedre kundeopplevelser.

Så hvordan har lederne i bygg og anlegg, rent praktisk, tatt i bruk teknologi for å skape bedre prosjekter og forvalte ressursene mer optimalt?

Her er fem konkrete eksempler på hvordan bedrifter i byggebransjen bruker SuperOffice CRM til å forbedre driften, prosjektene og kundeopplevelsene.

1. Bedre kontroll på prosjektfaser og deltakere

Ifølge Harvard Business Review består alle prosjekter, små og store, av de samme fire fasene med prosjektstyring: planlegging, oppbygging, implementering og avslutning. Og selv om hver fase har sine distinkte særtrekk pleier de ofte å overlappe hverandre.

Normalt sett planlegger du et prosjekt og lager et grovt budsjettestimat og antatt leveringsdato. Når du etter hver går over i fasene for oppbygging og implementering, definerer du detaljene i prosjektplanene og setter dem så ut i livet. Da får du ny informasjon, og du kan justere budsjett og framdrift. Du vil med andre ord planlegge mer når du får en klarere forståelse av hele bildet.

Det er kritisk å ha en komplett oversikt over prosjektet når milepælene, tegningene og budsjettene endrer og utvikler seg.

Dette er særlig aktuelt når prosjektene er store og komplekse, og involverer et stort antall kunder, leverandører og partnere. Noe som er typisk for bygg- og anleggsbransjen. Da er det spesielt viktig å sentralisere all dokumentasjon og kommunikasjon i en felles plattform.

Med SuperOffice CRM Project kan du opprette prosjekter som gir deg enkel tilgang til, og visuell oversikt over, alt du trenger: aktiviteter, deltakere, kundehenvendelser, salg, dokumenter, kvalitetssystemer eller kontoer knyttet til prosjektet. Alt sammen på ett sted.

Og med en rekke muligheter for appintegrasjoner kan du koble SuperOffice CRM sammen med andre systemer. Så som ERP, for å sørge for at all finansiell og administrativ informasjon blir lagret riktig. Eller du kan koble til eksterne databaser, for å importere relevant informasjon om prosjektdetaljer og salg knyttet til kommende byggeprosjekter. Andre integrasjoner kan hjelpe deg å automatisere smart lagring av dokumenter og aktiviteter i mapper, sortert etter type eller kategori.

SuperOffice Project gir deg et 360-graders oversiktsbilde av hva som skjer, i sanntid. Du kan fordype deg i detaljer, helt ned til selskapsnivå, for å se alle kontraktspartnere og underleverandører på forskjellige stadier i konstruksjonsprosessen. Da får du en bedre forståelse av aktørene i sektoren og kan pleie relasjonene i et utvidet nettverk.

Bilde 1: Med SuperOffice CRM Project får du alltid et 360-graders overblikk over prosjektene og interessentene dine.

2. Bedre ressursstyring og utnyttelse

Byggeprosjekter inkluderer normalt kostbare verktøy, mye utstyr, stort volum av produkter og materialer; men også mye menneskelige ressurser.

Det er ofte krevende å ha kontroll på alle disse komponentene. Særlig når du samtidig må balansere mellom å nå målene i prosjektet og imøtekomme kundenes forventninger. Du må også sørge for at prosjektet starter og slutter til rett tid, at du har tilstrekkelig tilgang på ressurser og at de utnyttes så effektivt som mulig.

Hvis du ikke har sentralisert ressursstyring, kan prosjektene bli både forsinkede og ulønnsomme.

For å ha god ressursstyring må du ha tilgang til følgende informasjon i sanntid:

• Hvilke ressurser som kreves
• Hvilke ressurser du har tilgjengelig
• Hvor ressursene er lokalisert

Du må også kunne allokere og planlegge ressursene i tråd med informasjonen over.

Alt dette krever et skikkelig ressursstyringsverktøy. SuperOffice CRM Dagbok gir deg akkurat det.

For så snart du har registrert alle ressursene dine i systemet kan du se nøyaktig hva de gjør og hvor. Da kan du planlegge og booke dem på en smartere måte.

Dagboken kombinerer klassisk kalenderfunksjonalitet hvor du registrere avtaler med muligheten for å reservere utstyr, som for eksempel en gravemaskin eller en varebil, eller til og med en spesifikk ingeniør.

Du kan også lage tilpassede kalendervisninger for utvalgte ressursgrupper, for å gjøre det lettere å sjekke ressursutnyttelsen og tilgangen på utstyr og arbeidskraft.

Bilde 2: Hvis du alltid har oversikt over ressursene, utnytter du de bedre.

3. Følg beste praksis med guider og maler

Byggeprosjekter er store og kompliserte. De involverer en rekke forskjellige interessenter og mange faser. Det øker naturligvis sjansene for at oppgaver faller mellom sto stoler og blir glemt.

Uansett om du er hovedentreprenør eller en av mange underleverandører, er forsinkelser det siste du ønsker deg. Konsekvensene kan være at dyrt utstyr eller kostbar arbeidskraft må vente mens ting blir rettet opp. Eller enda verre, at du blir holdt ansvarlig for alvorlige avvik.

En måte å håndtere dette på er å etablere en trinn-for-trinn-prosess, som sørger for at dere jobber etter beste praksis, følger regler og etterlever standarder.

Start med å definere tydelige faser og milepæler som stemmer overens med prosjektets utvikling fra start til slutt. Pass på at hele teamet ditt forstår hva dette innebærer. Så tegner du opp de viktigste trinnene og beskriver nøyaktig hva som skal skje på hvert trinn. Skaff alle protokoller og all dokumentasjon som er nødvendig for hver fase.

Med SuperOffice CRM kan du lage en prosjektguide som speiler prosessene og kvalitetssystemene i bedriften din. Du kan lage en digital prosjektguide som: 

• Innbefatter beste praksiser i virksomheten din
• Sørger for at alle teamene jobber konsistent og strukturert etter regulatoriske standarder
• Samler oppgaveinstrukser og foreslår dokumenter som må opprettes og lagres i hver fase
• Varsler om hvilke oppfølgingsaktiviteter som må utføres på forskjellige tidspunkter

Uten en slik guide må du manuelt følge opp utviklingen i prosjektet for å forsikre deg om at alle de riktige tingene er gjort i hver fase. Det vil oppta mye av tiden og energien din. Og i tillegg vil det skape flaskehalser for teamet ditt, noe som igjen vil sakke ned hele prosessen.

Bilde 3: Med en prosjektguide sørger du for at både team og prosjekter følger regulatoriske standarder og beste praksis.

4. Full kontroll på regulatoriske forhold med dokumenthåndtering

Byggebransjens prosjekter er ofte komplekse. Derfor er det også en gjennomregulert bransje.

En side av saken er kontraktene og avtalene mellom byggherre, entreprenør og underleverandører. En annen side er byggeforskrifter, forsikringer og en mengde sikkerhetskrav. For å nevne noe.

Hvis bare én regel blir brutt, kan hele prosjektet stoppe opp. Det kan innebære en vesentlig risiko for entreprenøren, i form av bøter, søksmål eller andre kostbare konflikter.

God dokumentasjon er en viktig del av det å følge regler og avtaler. Det er viktig å ha på plass et system hvor dere kan dokumentere aktiviteter og hendelser. Og systemer må være lett tilgjengelig og alltid inneholde korrekte versjoner av de aktuelle dokumentet. Alt sammen på ett sted.

Mange aktører i byggebransjen bruker fremdeles fysisk papir og arkivskap. Eller andre gammeldagse løsninger for å samle dokumenter og data. Disse metodene fører ofte til at det tar lengre tid å finne dokumenter, eller at de blir borte. I verste fall kan de ikke erstattes hvis de blir ødelagt etter innbrudd eller brann.

Med SuperOffice CRM kan du opprette, lagre og hente opp igjen dokumenter direkte inne i systemet. Det sørger en innebygget integrasjon med Microsoft Office for. Løsningen lar deg automatisk lagre dokumentene på rett sted. Og du kan finne de i alle fasene av prosjektet ditt.

Siden SuperOffice CRM er skybasert er det enkelt å få tilgang til og spore et dokument, samt mulig å benytte appintegrasjoner som automatisk håndterer filstrukturen og dokumentasjonen. I tillegg er du garantert at dokumentasjonen blir sikkerhetskopiert jevnlig.

Du får alltid tilgang til dokumentasjonen fra flere enheter, mens du er på farten. Det er kjekt hvis det dukker opp en problemstilling. Det kan være en potensiell konflikt med en underleverandør eller bekymringer om sikkerhetskravene blir etterlevd. Uansett finner du svaret med bare noen få tastetrykk.

Bilde 4: Med SuperOffice CRM kan du opprette, lagre og håndtere alle dokumentene dine direkte inne i systemet.

5. Bedre samhandling med effektive kommunikasjonsverktøy

God kommunikasjonsflyt er helt kritisk for at et byggeprosjekt skal bli vellykket.

Siden det er så mange interessenter i byggebransjen kan det ofte oppstå misforståelser, og dét igjen fører til forsinkelser.

Du trenger to ting for at alle skal jobbe sammen som et velsmurt maskineri. For det første trenger du et knippe pålitelige kommunikasjonskanaler hvor dere effektivt kan utveksle informasjon. Og for det andre må du samle alle samtalene på ett sted.

Telefonsamtaler, e-poster til kundeservice, SMSer og live chat meldinger. Alt sammen er kanaler som kunder, partnere, leverandører, entreprenører og underentreprenører ofte bruker.

Hvis du ikke har en systematisk tilnærming til dette, vil informasjon typisk forbli i siloer på individuelle telefoner eller innbokser. Og hvis noen skulle bli syke eller glemme å gi en beskjed videre, kan du risikere store og kostbare avbrytelser og forsinkelser. For ikke å snakke om all den tiden som går med til å jakte på den nødvendige informasjonen.

Med SuperOffice Service får du et automatisert sakshåndteringssystem som samler all innkommende kommunikasjon, organiserer den og sender henvendelsene til rett person. Så når partnerne og leverandørene velger å kontakte deg på chat, SMS, e-post eller telefon vil SuperOffice Service samle alle meldingene på ett sted.

Hver henvendelse får automatisk et unikt saksnummer som plasserer den i et køsystem og sporer all kommunikasjon som er knyttet til saken. Da får teamet ditt tilgang til all informasjon de trenger for å drive prosjektet framover.

Og det beste av alt er at alt blir transparent. Forskjellige avdelinger på tvers av hele organisasjonen får enkelt tilgang til den samme informasjonen. Det gir bedre arbeidsflyt i hele virksomheten, samtidig som relasjonene til leverandørene blir bedre.

Bilde 5: All kommunikasjon i prosjektet er tilgjengelig og dokumentert i SuperOffice CRM Project.

SuperOffice Marketing gir deg kontroll på utgående kommunikasjon, slik at du kan oppdatere kundene og partnerne dine om prosjekter og endringer i status.

Du kan for eksempel gjøre masseutsendelser til alle kontaktpersoner hos kundene og samarbeidspartnerne hver gang dere når en milepæl i prosjektet. Da vet alle at alt går etter planen.

Eller det kan være motsatt, at du får en forsinkelse i prosjektet. Da kan du dele den nye tidsplanen med alle prosjektdeltakerne, eller velge ut bare de entreprenørene og leverandørene som er berørt. Dermed slipper du at de møter opp på byggeplassen med kostbart utstyr og dyre maskiner når du ikke trenger dem.

Konklusjon

Mange i bygg- og anleggsbransjen synes det er krevende å ha kontroll på komplekse prosjekter med mange kunder.

Med et CRM-system kan du forbedre prosjektstyringen. Du kan også skape bedre kundeopplevelser, fra anbud til salgsoppfølging etter at prosjektet er levert.

Et CRM-system skaper mer effektiv samhandling mellom byggherre, totalentreprenører og underentreprenører. Samtidig som det strukturerer og automatiserer byggeprosessen.

Systemet gir et fullstendig og transparent overblikk over viktig nøkkelinformasjon om kunden og prosjektet. Alt på ett sted. I tillegg er all informasjon om alle kunder og prosjekter tilgjengelig for alle i bedriften din, med noen få tastetrykk.

Du kan også bruke CRM-systemet til å bedre håndtere omgivelser som endrer seg raskt. Systemet kan sortere, strukturere, kategorisere og prioritere all innkommende kommunikasjon. Og det kan automatisere standardprosesser.

Utnytt alle disse verdifulle egenskapene ved CRM og la deg inspirere av disse beste praksisene. Da vil du levere vellykkede prosjekter, nå salgsmålene og oppleve av teamet ditt lander flere avtaler.

Book en demo med en av våre CRM-eksperter. De vil vise deg hvordan SuperOffice CRM kan hjelpe deg å nå prosjektmålene dine.