Om selskapet

Joyweek lever for å skape bærekraftige og glade kontormiljøer hvor medarbeiderne trives, presterer og velger å være. Joyweek er en komplett tjeneste- og produktpartner som gjør det enklere for bedrifter å ha full kontroll over alle sine tjenester, produkter og leveranser. Kontoret er lidenskapen, og det gjennomsyrer alt de gjør. Joyweek har som mål å glede kundene sine ved enhver anledning, samtidig som de bidrar til å skape arbeidsmiljøer som fungerer effektivt og sprer glede – derav navnet.

Utfordring

Joyweek ble etablert da Office Managements forretningsområde for Facility Management ble skilt ut som et eget selskap. Dette markerte også starten på Joyweeks CRM-reise, da de begynte å evaluere alle sine systemløsninger, inkludert CRM-systemet.

Skulle de fortsette å bruke eksisterende systemer eller lete etter nye? De trengte bedre oversikt over hvilke funksjoner som faktisk var nødvendige, og hvilke de kunne skalere ned. Det eksisterende oppsettet var rett og slett ikke fullt tilpasset Joyweeks virksomhet eller behov. Da selskapet ble etablert, ble dataene tatt ut av det eksisterende systemet, og noe gammel data fulgte med og trengte å ryddes opp i.

Salgsteamene hos Joyweek har kontinuerlig kontakt med både eksisterende og potensielle kunder, og dette må følges opp slik at prosessen kvalitetssikres. I tillegg har selskapet en maskinpark med kaffemaskiner og vannautomater tilknyttet eksisterende kundeavtaler. Det er viktig å ha oversikt over hver maskin, inkludert plassering og gjeldende avtaler, slik at kundens feltserviceteam kan håndtere løpende servicearbeid knyttet til maskinene og avtalene. Arbeidsprosessene må være enkle og effektive.

Tidligere lå systemet også på en egen server, noe som gjorde det vanskeligere å følge med når nye versjoner ble lansert og programvaren oppdatert.

 

Løsning

Joyweek, som allerede hadde kontakt med SuperOffice, forsto at de kunne levere en løsning for selskapets kortsiktige behov, og samtidig tilby muligheter for videreutvikling over tid.

Løsningen ble å ta ut egne data fra det tidligere CRM-systemet og flytte dem til en egen database, noe som i seg selv var en utfordring. Det krevde mye arbeid å både rydde opp, trekke ut og tilpasse konfigurasjonen, men resultatet ble en komplett løsning.

Det ble opprettet en SuperOffice online-løsning med all relevant informasjon om eksisterende kunder, avtaler og maskiner. Løsningen støtter selskapets tilpassede salgsprosess og kundeoppfølging, samt en skreddersydd løsning for serviceteamet, med maskinkort og serviceaktiviteter som teknikerne enkelt kan oppdatere mobilt med informasjon om maskiner og servicebesøk. Forespørsler i CS, CRM og service er nå integrert med Visma Business og Joyweeks kundeportal.

Videre ble SuperOffice Marketing Platform implementert, noe som gjør det mulig å synkronisere markedsarbeidet som Joyweek driver for å enkelt nå ut til sine kunder. Dette gir et tydelig og samlet bilde av hvordan og hva selskapet kommuniserer med kundene sine, og med et utvalg kan de enkelt segmentere målgrupper.

"Systemet gir oss god oversikt over alle saker, som gjør det mulig å håndtere dem raskt og dermed forbedre kundeservicen. Det er brukervennlig for våre teknikere, som enkelt kan se kundenes geografiske plassering med GPS og med en enkel signaturfunksjon. Det er enkelt å ta ut rapporter, og attestasjonsfunksjonen er bare ett av flere eksempler på funksjoner som sparer oss tid internt."
Kim Söderström, Service Manager

 

Resultat

Ved å tilpasse SuperOffice CRM til selskapets behov kan Joyweek nå få full oversikt over hele salgsprosessen, og all dokumentasjon kan lagres på samme sted, tilgjengelig både nå og fremover.

Oppfølgingen med respektive selgere og team blir også enklere, og det blir lettere å utarbeide prognoser, resultater og oversikt over avtaler gjennom tydelige dashboards.

Systemet er oversiktlig for både medarbeidere og ledere og bidrar også til enklere håndtering av aktiviteter og oppfølging for selgerne.

Sakshåndteringssystemet er nå integrert med Visma Business og Joyweeks kundeportal, slik at kundene enkelt kan følge opp og holde oversikt over egne saker. Ingen saker faller dermed mellom stolene.

Ved å jobbe tett og synkronisert mellom marked og salg, blir det også enklere å få oversikt over all kundekommunikasjon når den er samlet i samme system. Joyweek kan se hva som kommuniseres, når, og hvilke kunder som mottar hvilken informasjon. Systemet gjør det mulig å holde oversikt over både helheten og kommunikasjonen på individnivå.