Personvernerklæring for SuperOffice

Denne personvernerklæringen ble publisert 20.mars 2018. 

I SuperOffice er vi opptatt av å beskytte og respektere personvernet ditt i samsvar med EUs personvernforordning (2016/679) av 27. april 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR). Denne personvernerklæringen forklarer når og hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan vi bruker dem, under hvilke omstendigheter vi kan videreformidle dem til andre, og hvordan vi ivaretar opplysningenes sikkerhet. Personvernerklæringen gjelder bruken av produktene våre og aktiviteter knyttet til salg, markedsføring og effektuering av kundeavtaler. Den gjelder også enkeltpersoner som søker jobb hos SuperOffice.

Hvem er vi? 

SuperOffice AS utvikler og leverer CRM-programvare (Customer Relationship Management) som støtter kundenes markedsførings-, salgs- og kundeserviceprosesser. Selskapets hovedkontor ligger i Oslo, Norge, og datterselskapene er basert i Norge, Sverige, Danmark, Tyskland, Nederland, Storbritannia, Sveits og Litauen. Hovedkontorets registrerte kontoradresse er Wergelandsveien 27, 0167 Oslo, Norge. SuperOffice AS er dataansvarlig og selskapets databeskyttelsesansvarlige kan kontaktes på e-post: privacy@superoffice.com.

Når samler vi inn personopplysninger om deg?

• Når du bruker produktene våre.
• Når du samhandler med oss personlig, gjennom korrespondanse, via telefon, i sosiale medier eller via websidene våre.
• Når vi samler inn personopplysninger fra andre legitime kilder, som tredjeparts datainnsamlere, SuperOffices markedsføringspartnere, offentlige kilder eller sosiale nettverk. Vi bruker bare disse dataene hvis du har gitt kildene samtykke til at de kan dele personopplysningene dine med andre. 
• Vi kan samle inn personopplysninger hvis de anses å være av berettiget interesse, og hvis denne interessen ikke overstiges av dine personverninteresser. Før dataene samles inn, foretar vi en vurdering for å forsikre oss om at det er etablert en gjensidig interesse mellom deg og SuperOffice.

Hvorfor samler vi inn og bruker personopplysninger?

Vi samler inn og bruker personopplysninger hovedsakelig for å utføre direktesalg, direkte markedsføring og kundeservice. Vi samler også inn opplysninger om leverandører, partnere og personer som søker jobb eller arbeider i selskapet vårt. 

Vi kan bruke opplysningene dine til følgende formål:

• Sende deg markedsføringskommunikasjon som du har bedt om. Dette kan omfatte informasjon om produktene og tjenestene våre, arrangementer, aktiviteter og assosierte partneres produkt- og tjenestekampanjer. Denne kommunikasjonen er abonnementsbasert og krever at du samtykker til å motta den.
• Sende deg informasjon om produktene og tjenestene som du har kjøpt fra oss.
• Utføre direktesalgsaktiviteter i tilfeller hvor det er etablert en berettiget og gjensidig interesse.
• Gi deg informasjon om et webinar eller arrangement du har meldt deg på, for eksempel om innhold og møtested.
• Svare på et «Kontakt meg»-skjema eller andre webskjemaer du har fylt ut på SuperOffice sine websider (for eksempel for å laste ned en teknisk artikkel). 
• Følge opp innkommende forespørsler (kundestøtte, e-post, chat eller telefonsamtaler). 
• Gi deg tilgang og tjenester knyttet til Free Trial av SuperOffice CRM.
• Gi deg tilgang til kundestøtteportalen eller websiden SuperOffice Community.
• Utføre kontraktsmessige forpliktelser som ordrebekreftelse, lisensdetaljer, faktura, påminnelser og lignende. Kontrakten kan være inngått med SuperOffice direkte eller med en SuperOffice-partner.
• Varsle deg om avbrudd i tjenestene våre (systemmeldinger).
• Kontakte deg for å utføre undersøkelser om hva du mener om produktene og tjenestene våre.
• Behandle en jobbsøknad. 

Vår hjemmel for å samle inn personopplysninger

Innsamling av personopplysninger basert på samtykke 

Vi samler inn samtykkebaserte personopplysninger ved hjelp av samtykkeskjemaer som lagrer dokumentasjonen knyttet til samtykket som gis av den enkelte. Individuelle samtykker vil alltid bli lagret og dokumentert i systemene våre.

Innsamling av personopplysninger basert på kontrakter

Vi bruker personopplysninger til å oppfylle forpliktelser knyttet til kontrakter og avtaler med kunder, partnere og leverandører.

Innsamling av personopplysninger basert på berettiget interesse 

Vi kan bruke personopplysninger hvis det anses å være av berettiget interesse, og hvis personverninteressene til datasubjektene ikke overstiger denne interessen. For å etablere hjemmelen for datainnsamlingen foretas det vanligvis en vurdering som identifiserer en gjensidig interesse mellom SuperOffice og enkeltpersonen. Denne hjemmelen er primært knyttet til salgs- og markedsføringsformålene våre. Vi informerer alltid enkeltpersoner om hvilke personvernrettigheter de har, og om formålet med å samle inn personopplysninger.

Hvilken type personopplysninger samles inn?

Vi samler inn navn, telefonnummer, stilling og e-postadresse i tillegg til navnet på og kontaktinformasjonen til selskapet du jobber for. Vi kan også samle inn tilbakemeldinger, kommentarer og spørsmål som vi har mottatt fra deg i servicerelatert kommunikasjon og aktiviteter, som møter, telefonsamtaler, dokumenter og e-post. Fra websidene våre kan vi samle inn IP-adresser og handlinger utført på siden.

Hvis du laster opp bilder eller videoer, legger ut innlegg eller kommentarer osv. på Community-siden, kan informasjonen leses av alle som har tilgang til denne siden, og brukes til formål som verken SuperOffice eller du har kontroll over. Dermed har SuperOffice ikke noe ansvar for informasjon du sender til Community-siden.

Hvis du søker på en jobb hos SuperOffice, samler vi inn opplysningene du gir under søknadsprosessen.

SuperOffice samler ikke inn og behandler ikke spesielle kategorier med personopplysninger, som unike identifikatorer og sensitive personopplysninger. 

Hvor lenge tar vi vare på personopplysninger? 

Vi lagrer innsamlede personopplysninger så lenge vi mener det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Samtidig vurderer vi behovet for å svare på forespørsler fra deg eller løse mulige problemer, overholde lovfestede krav under gjeldende lovgivning og behandle lovfestede krav/klager. I tillegg tar vi beskyttelsesformål i betraktning. 

Dette betyr at vi kan oppbevare personopplysningene dine i en rimelig periode etter din siste samhandling med oss. Når personopplysningene som vi har samlet inn, ikke lenger er nødvendige, sletter vi dem på en sikker måte. Vi kan behandle opplysningene for statistiske formål, men i slike tilfeller vil opplysningene bli anonymisert.

Rettigheter til egne personopplysninger

Du har følgende rettigheter til personopplysningene dine: 

• Rett til å be om en kopi av personopplysningene som SuperOffice har om deg.
• Rett til å be SuperOffice korrigere personopplysningene hvis de er unøyaktige eller utdaterte.
• Hvis du er kunde eller partner og har registrert en profil på Community-siden, kan du oppdatere brukerprofilen ved å logge på Community og velge «Rediger profil». 
• Hvis du er kunde og bruker SuperOffice CRM Online, kan du oppdatere brukerprofilen i SuperOffice ved å logge på SuperOffice og velge alternativet «Vis min kontaktinformasjon». 
• Rett til å be om at personopplysningene slettes når det ikke lenger er nødvendig for SuperOffice å oppbevare slike data. 
• Rett til når som helst å trekke tilbake et samtykke til at vi kan behandle personopplysningene dine. Sett at du for eksempel har samtykket til å motta digital markedsføringskommunikasjon: 
• Hvis du ønsker å trekke tilbake dette samtykket, kan du bruke koblingen til å administrere abonnementene som inngår i kommunikasjonen. Merk at du fortsatt kan motta systemmeldinger og administrativ kommunikasjon, som ordrebekreftelser, systemmeldinger og varslinger om kontoaktivitetene dine, fra SuperOffice. 
• Rett til å be om at SuperOffice gir deg personopplysningene dine og om mulig videresender disse opplysningene direkte (i et overførbart format) til en annen dataansvarlig når behandlingen er samtykke- eller kontraktsbasert. 
• Rett til å be om at ytterligere databehandling begrenses dersom det har oppstått en tvist om nøyaktigheten eller behandlingen av personopplysningene dine. 
• Rett til å motsette deg behandlingen av personopplysninger dersom databehandlingen er basert på berettiget interesse og/eller direkte markedsføring.

Alle spørsmål om personvernrettigheter skal sendes til privacy@superoffice.com.

Bruken av informasjonskapsler og nettvarder

Vi bruker informasjonskapsler og nettvarder til å samle inn informasjon mens du navigerer på selskapets websider (websidens navigasjonsinformasjon). Denne informasjonen omfatter standardinformasjon fra nettleseren din, som nettlesertype og nettleserspråk, IP-adresse (Internett-protokoll) og handlingene du utfører på selskapets websider, som websidene du ser på og koblingene du klikker på.  

Informasjonen brukes til å få websidene til å fungere mer effektivt, samt til å gi eierne av siden forretnings- og markedsføringsinformasjon. Vi samler også inn informasjon om operativsystem, refererende side, banen gjennom webområdet, ISP-domene osv. Formålet er å forstå hvordan besøkende bruker et webområde. Informasjonskapsler og lignende teknologi hjelper oss til å skreddersy webområdet etter dine personlige behov samt til å oppdage og forebygge sikkerhetstrusler og misbruk. Hvis informasjonskapsler og nettvarder brukes alene, vil de ikke identifisere deg personlig.

Deler vi opplysningene dine med noen?

Vi verken deler, selger, leier eller utveksler opplysningene dine med tredjeparter uten ditt samtykke, med unntak av det som beskrives nedenfor.

Tredjeparts tjenesteleverandører som jobber på våre vegne: 

Vi kan sende opplysningene dine videre til våre distributører, agenter, underleverandører og andre assosierte organisasjoner med det formål at de skal levere tjenester til deg på våre vegne. 

Tredjeparts produktleverandører som vi samarbeider med: 

Vi samarbeider tett med ulike tredjeparts produktleverandører for å tilby deg produkter og tjenester som skal dekke ytterligere CRM-relaterte behov (for eksempel apper som er tilgjengelige i App Store). Når du spør om eller kjøper ett eller flere av disse produktene, vil den aktuelle produktleverandøren bruke opplysningene dine til å gi deg informasjon og utføre forpliktelsene som følger av kontrakter du har inngått med dem. I enkelte tilfeller vil disse produktleverandørene opptre som databehandlere av opplysningene dine, og derfor råder vi deg til å lese deres retningslinjer for personvern og signere en databehandlingsavtale. Disse tredjeparts produktleverandørene deler opplysningene dine med oss, og vi bruker disse opplysningene i samsvar med denne personvernerklæringen.

Hvis lovpålagt: 

Vi offentliggjør personopplysningene dine dersom det er pålagt ved lov, eller dersom vi som selskap med rimelighet mener at denne offentliggjøringen er nødvendig for å beskytte selskapets rettigheter og/eller for å overholde krav i forbindelse med en rettssak eller rettskjennelse. Vi vil imidlertid gjøre det vi kan for å sikre at personvernrettighetene fortsatt beskyttes.

Bruk av underleverandører (databehandlere og underdatabehandlere)

Vi kan bruke underleverandører til å behandle personopplysninger på våre vegne. I så fall har vi ansvar for å påse at de forplikter seg til å følge denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlovgivning ved å signere en databehandlingsavtale.

Hvis underleverandøren behandler personopplysninger utenfor EU/EØS-området, må slik behandling være i samsvar med rammeverket EU-US Privacy Shield, EUs standardkontraktsvilkår for overføring til tredjeland eller et annet spesifikt fastsatt rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger til et tredjeland.

Hvis vi inngår avtale med en ny underleverandør eller bytter ut en underleverandør som er knyttet til CRM Online-tjenesten vår, vil kundene bli varslet i tråd med tjenestevilkårene. En katalog med godkjente underdatabehandlere er en del av databehandlingsavtalen som er tilgjengelig i personvernsenteret.

Endringer i denne personvernerklæringen

SuperOffice forbeholder seg retten til når som helst å endre denne personvernerklæringen. Den gjeldende versjonen vil alltid være tilgjengelige på websidene våre. Vi oppfordrer deg til å sjekke personvernerklæringen fra tid til annen for å forsikre deg om at du er fornøyd med eventuelle endringer. 

Hvis vi gjør endringer som endrer personvernpraksisen betydelig, varsler vi deg på e-post eller ved å legge ut en melding på websidene våre før endringen trer i kraft. 

Retten til å registrere en klage hos en tilsynsmyndighet

Hvis du er misfornøyd med måten personopplysningene dine er behandlet på, kan du i første omgang kontakte privacy@superoffice.com. 

Hvis du fortsatt er misfornøyd, har du rett til å henvende deg direkte til de nasjonale tilsynsmyndighetene for å få en avgjørelse. Tilsynsmyndighetene kan kontaktes på: 

•  Norge: 
  Datatilsynet 
  www.datatilsynet.no 

• Sverige:
  Datainspektionen 
  www.datainspektionen.se
• Danmark:
  Datatilsynet
  www.datatilsynet.dk 
• Tyskland:
  Hver enkelt tyske stat har en egen tilsynsmyndighet som har ansvar for at personvernlovgivningen håndheves og for de dataansvarlige i den aktuelle staten.
• Nederland:
  Autoriteit Persoonsgegevens
  autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Storbritannia:
  Information Commissioner’s Office (ICO)
  ico.org.uk
• Sveits:
  Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC)
  www.edoeb.admin.ch
• Litauen:
  Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija in Lithuanian 
  ada.lt